เอกสารราชการ คืออะไร ทำไมจึงต้องแปลเอกสารราชการ

เคยสงสัยกันไหมคะว่า คำว่า เอกสารราชการ นั้นคืออะไร ทั้ง ๆ ที่เป็นคำที่เราต่างก็คุ้นเคยกันเป็นอย่างดี แต่จริง ๆ แล้ว เอกสารราชการคืออะไร กันนะ แล้วเอกสารราชการมีอะไรบ้าง รู้ว่าเป็นเอกสารสำคัญที่ทุกคนจะต้องมีตั้งแต่เกิดตลอดจนเสียชีวิต ไม่ว่าจะเป็น ใบสูติบัตร (ใบเกิด) ใบมรณบัตร เป็นต้น เพื่อให้ทุกท่านได้เข้าใจและรู้จักเอกสารราชการมากยิ่งขึ้น บทความนี้จึงขอพูดถึงเรื่อง เอกสารราชการ โดยเฉพาะ เรามาทำความรู้จักกับคำนี้กันเลยดีกว่าค่ะ

เอกสารราชการ คืออะไร

เอกสารราชการ คือ เอกสารที่ถูกสร้างขึ้น หรือรับรองโดยเจ้าพนักงานของรัฐในขอบเขตของอำนาจหน้าที่ที่รับผิดชอบ โดยเอกสารราชการนั้นมีจุดประสงค์ในการบันทึกข้อมูล การสื่อสาร และการดำเนินการทางกฎหมายหรือทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับภาครัฐ เอกสารราชการจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งในในการบริหารงานของรัฐ และการทำงานร่วมกันระหว่างหน่วยงานภาครัฐและภาคเอกชน รวมถึงการให้บริการประชาชนในด้านต่าง ๆ เอกสารราชการช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีระบบและโปร่งใส มีผลบังคับทางกฎหมายทั้งรับรองความถูกต้องของข้อมูล การทำธุรกรรมทางกฎหมาย เป็นต้น

เอกสารราชการ มีอะไรบ้าง

ยกตัวอย่างเอกสารราชการที่สำคัญ ๆ และใกล้ตัวที่สุด ได้แก่

• บัตรประจำตัวประชาชน/บัตรข้าราชการ
• หนังสือสุทธิ
• ทะเบียนบ้าน (ทร. 14 / ทร. 14/1) 
  
• สูติบัตร (ทร. 1, ทร. 1/1, ทร. 19/1, ทร. 19/4)
• มรณบัตร (ทร. 1, ทร. 1/1, ทร. 19/1, ทร. 19/4)
• หนังสือรับรองความเป็นโสด 
• ใบสำคัญการสมรส (คร. 3)
• ทะเบียนการสมรส (คร. 2)
• หนังสือยินยอมให้บุตรเดินทาง
  
• หนังสือรับรองการเกิด
• ใบสำคัญการหย่า (คร. 7)
• ทะเบียนการหย่า (คร. 6)
• ทะเบียนฐานะแห่งครอบครัว (คร. 22)
• หนังสือสำคัญการเปลี่ยนชื่อสกุล (ช.2)
• หนังสือสำคัญการเปลี่ยนชื่อตัว (ช.3)
• หนังสือสำคัญการร่วมใช้ชื่อสกุล (ช. 4)
• หนังสือสำคัญการจดทะเบียนเปลี่ยนชื่อสกุล (ช. 5)
• ใบขับขี่ 
• หนังสือเดินทาง
• โฉนดที่ดิน
• หนังสือรับรองบุตร

เอกสารราชการยังมีอีกมากมายที่ไม่ได้ยกมาในข้างต้น รวมถึงเอกสารทางกฎหมาย เช่น คำสั่งศาล ใบแจ้งความ เป็นต้น

เอกสารราชการ เก็บกี่ปี

ระยะเวลาการเก็บเอกสารราชการ นั้นจะแตกต่างกันออกไป ขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสาร ตามกฎหมายการเก็บเอกสารของรัฐ ซึ่งเอกสารทั่วไปจะเก็บรักษาได้อย่างน้อย 10 ปี แต่บางเอกสารอาจจะสามารถเก็บได้แบบถาวร แต่การเก็บหนังสือราชการนั้น จะยกเว้นกรณี ดังนี้

1. หนังสือที่ต้องสงวนไว้เป็นความลับ ให้ปฎิบัติตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ หรือระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของราชการ
2. หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี สำนวนของศาล หนักงานสอบสวน เก็บตามกฎหมายระเบียบแบบแผนนั้น ๆ
3. หนังสือที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ ต่อการศึกษาค้นคว้า วิจัย ให้เก็บตลอดไปหรือตามที่หอจดหมายเหตุแห่งชาติกำหนด
4. หนังสือที่ปฎิบัติเสร็จสิ้นแล้ว และเป็นคู่สำเนาที่มีต้นเรื่องจะค้นได้จากที่อื่น เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี
5. หนังสือไม่สำคัญเป็นเรื่องธรรมดาสามัญ เกิดขึ้นเป็นประจำและดำเนินการเสร็จแล้ว เว็บไว้ไม่น้อยกว่า 1 ปี
6. หนังสือเกี่ยวกับการเงิน เมื่อสำนักงานตรวจเงินแผ่นดินตรวจแล้ว ไม่จำเป็นต้องใช้ประกอบการตรวจสอบอีก หรือเพื่อการใด ๆ ให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี หรือซึ่งหากเห็นว่าไม่มีความต้องเก็บ 10 ปี หรือ 5 ปี ให้ทำความตกลงกับกระทรวงการคลัง

เอกสารราชการ เคลือบได้ไหม

โดยปกติแล้ว เอกสารราชการ จะไม่แนะนำให้เคลือบ เนื่องจากอาจจะทำให้เอกสารเสียหายได้ และยังอาจส่งผลให้สูญเสียความเป็นเอกสารต้นฉบับ ขอแนะนำในการเก็บเอกสารราชการคือควรเก็บในแฟ้มเอกสาร หรือซองพลาสติกแทน หรือหากเป็นเอกสารที่ต้องการตั้งโชว์ ก็สามารถใส่ในกรอบรูปที่สามารถนำออกมาได้ กรณีที่ต้องใช้เอกสารเหล่านั้นไปทำเป็นสำเนา หรือนำเอกสารไปแปลภาษา เป็นต้น

เอกสารราชการ ขนาดตัวอักษร

เอกสารราชการ หรือหนังสือราชการไทยในปัจจุบันนั้น จะใช้ขนาดตัวอักษรที่ 16 พอยต์ ไม่ควรเล็กกว่านี้ เนื่องจากจะทำให้อ่านยาก และจะต้องเป็นฟอนต์ที่สุภาพ ในอดีตเคยใช้ฟอนต์ angsana new, angsana upc บางหน่วยงานอาจเลือกใช้ browalia new, browalia upc, codia new, codia upc แต่เมื่อวันที่ 7 ก.ย. 2553 ครม.เห็นชอบให้หน่วยงานของภาครัฐทุกหน่วยงานติดตั้งใช้ฟอนต์สารบรรณแทนฟอนต์เดิม ตามที่กระทรวงเทคโลโนยีสารสนเทศและการสื่อกสารเสนอ ให้เป็นฟอนต์มาตรฐานสำหรับราชการไทย จำนวน 13 ฟอนต์ ได้แก่

1. TH-Sarabun PSK, TH-Sarabun New
2. TH-Charmonman
3. TH-Krub
4. TH-Srisakdi
5. TH-Niramit AS
6. TH-Charm of AU
7. TH-Kodchasal
8. TH-K2D July8
9. TH-Mali Grade 6
10. TH-Chakra Petch
11. TH-Baijam
12. TH-KoHo
13. TH-Fah Kwang

ต่อมามีมติคณะรัฐมนตรีให้เพิ่มชุดแบบอักษรพระราชทาน “จุฬาภรณ์ลิขิต” ในฟอนต์มาตรฐานสำหรับราชการไทยเป็นแบบที่ 14 ทั้งนี้สามารถเลือกใช้ได้ตามความเหมาะสม หรือตามที่หน่วยงานนั้น ๆ กำหนด (ดาวน์โหลดฟอนต์มาตรฐานราชการไทย)

เอกสารราชการมีกี่ประเภท

ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ได้แบ่งหนังสือราชการออกเป็น 6 ประเภท ได้แก่

1. หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีการ ใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการ มีถึงหน่วยงานอื่นซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอก
2. หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ
3. หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการ ระดับกองหรือผู้ได้รับมอบหมาย เป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับใช้ในกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ ได้แก่ การขอรายละเอียดเพิ่มเติม การสำเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญหรือการเงิน การแจ้งผลงานที่ดำเนินการไปแล้ว การเตือนเรื่องที่ค้าง เรื่องหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปกำหนดโดยทำเป็นคำสั่ง
4. หนังสือสั่งการ ได้แก่ คำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ
5. หนังสือประชาสัมพันธ์ ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้ในราชการ ได้แก่ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก

ทำไมต้องมีบริการรับแปลเอกสารราชการ

เนื่องจากเอกสารราชการนั้น มีส่วนสำคัญในการยืนยันตัวบุคคล หากต้องการนำเอกสารสำคัญไม่ว่าจะเป็น บัตรประจำตัวประชาชน ใบสูติบัตร ใบสำคัญสมรส ใบเปลี่ยนชื่อสกุล หรืออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อยื่นขอวีซ่า หรือดำเนินการต่าง ๆ ระหว่างประเทศ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องแปลเอกสารเหล่านั้นให้เป็นภาษาอังกฤษ หรือภาษาที่ประเทศนั้น ๆ ใช้ในการสื่อสาร เพื่อรับรองข้อมูล และสามารถตรวจสอบยืนยันตัวบุคคลได้ง่ายขึ้น

นอกจากเอกสารราชการจะต้องแปลภาษาก่อนนำไปดำเนินการต่าง ๆ แล้ว ยังจะต้องมีการรับรองเอกสารโดยผู้แปล และรับรองนิติกรณ์เอกสารด้วย เอกสารราชการที่ผ่านการแปลเหล่านั้นจึงจะสามารถนำไปใช้งานได้ แล้วนิติกรณ์เอกสารคืออะไร เรามาดูกันที่หัวข้อต่อไปกันเลยค่ะ

การรับรองนิติกรณ์เอกสาร คืออะไร

การรับรองนิติกรณ์เอกสาร คือ การลงมือชื่อและประทับตราในเอกสารแปลเพื่อรับรองความถูกต้องตามกฎหมายของเอกสารต่าง ๆ ทั้งเอกสารสำคัญที่ทางราชการออกให้ รวมถึงเอกสารนิติกรรมที่จัดทำโดยเอกชน ซึ่งเอกสารทั้งหมดนี้จะได้รับการลงลายมือชื่อโดยพนักงานตามกฎหมาย หรือเจ้าหน้าที่กรมการกงสุล ทั้งนี้การที่จะรับรองนิติกรณ์เอกสารได้นั้น มีขั้นตอน ดังนี้

1. จองคิวออนไลน์ สามารถจองคิวออนไลน์ได้ที่ www.qlegal.consular.go.th
2. รับบัตรคิวที่ประชาสัมพันธ์ แสดงคิวอาร์โค้ดเพื่อยืนยันการนัดหมาย จากนั้นรับบัตรคิวตามประเภทเอกสาร
3. ยื่นคำร้อง/ตรวจสอบเอกสาร ได้ที่ช่อง 7-15 หากต้องการปรึกษา/สอบถาม ติดต่อที่ช่อง 8-9
4. ชำระค่าธรรมเนียม สามารถชำระค่าธรรมเนียมได้ที่ช่อง 6
5. คัดแยกเอกสาร แบ่งออกเป็น 2 กรณี ได้แก่ กรณีตรวจคำแปล หากมีแก้ไขจะต้องแก้ไขและยื่นคำแปลก่อน 14.00 น. เพื่อรับเอกสารในวันถัดไป หากแก้ไขไม่ครบถ้วน จะต้องแก้ไขคำแปลจนกว่าจะถูกต้องจึงจะสามารถนิติกรณ์เอกสารได้ และอีกกรณีคือ หากเอกสารถูกต้องครบถ้วนแล้ว จะลงนามโดยเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจและออกเลขนิติกรณ์
6. พิมพ์แผ่นปะนิติกรณ์/บันทึกข้อมูล เป็นการติดแผ่นปะนิติกรณ์ในเอกสาร บันทึกข้อมูล และผนึกมุมเอกสาร
7. รับเอกสารคืนในวันนัดหมาย สามารถนำใบเสร็จไปยื่นเพื่อรับเอกสารคืนในเวลา 08.30-15.30 น. สำหรับกรณีที่รับทางไปรษณีย์สามารถตรวจสอบหมายเลข EMS ได้ที่เว็บไซต์ไปรษณีย์ไทย

*ติดต่อกองสัญชาติและนิติกรณ์ได้ที่ เบอร์โทรศัพท์ 091-723 3604 หรือ E-mail : [email protected]

เอกสารราชการที่เตรียมตัวเพื่อขอรับบริการรับรองนิติกรณ์เอกสารมีอะไรบ้าง

เอกสารราชการทั้งหมดนี้จะต้องมีการแปลเอกสารเป็นภาษาต่างประเทศก่อน จึงจะสามารถรับรองนิติกรณ์เอกสารได้ กรณีที่แปลโดยศูนย์แปลภาษาอื่น ๆ ที่ไม่ใช่ของกรมการกงสุลโดยตรง จะต้องมีการประทับตรารับรองคำแปลโดยผู้แปลหรือศูนย์แปลภาษา จากนั้นจึงยื่นรับรองนิติกรณ์เอกสารต่อไป

ทางเราอขออนุญาตยกเอกสารสำคัญ ๆ ที่ลูกค้าส่วนใหญ่นิยมแปลกับเรามา 10 รายการนะคะ หากต้องการทราบรายละเอียดของเอกสารอื่น ๆ สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่เว็บไซต์ กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ

บริการรับแปลเอกสารราชการกว่า 8 ภาษา

Pawano Translation ของเรารับแปลเอกสารราชการ พร้อมประทับตรารับรองคำแปลโดยศูนย์แปล เพื่อคอยอำนวยให้กับลูกค้าทุกท่าน รองรับการแปล 8 ภาษา ดังนี้

ภาษาไทย
(Thai)

ภาษาอังกฤษ
(English)

ภาษาจีน
(Chinese)

ภาษาญี่ปุ่น
(Japanese)

ภาษาเกาหลี
(Korean)

ภาษากัมพูชา
(Khmer)

ภาษาพม่า
(Burmese)

ภาษาลาว
(Lao)

ภาษาเวียดนาม
(Vietnamese)

ข้อดีของการใช้บริการแปลเอกสารราชการกับเรา

หากใช้บริการแปลเอกสารราชการกับเรานั้น จะได้รับข้อดีมากมาย เช่น

• เราให้บริการแปลแบบออนไลน์ มีระบบสั่งงานแปลที่ทันสมัย สามารถติดตามได้ทุกขั้นตอน
  
• นักแปลของเรามีความเชี่ยวชาญด้านการแปลเอกสารราชการ ซึ่งมีทั้งนักแปลชาวไทยและเจ้าของภาษาโดยตรง
  
• เรามีเจ้าหน้าที่ประเมินราคาแปลให้ฟรี โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ทราบราคาแล้วหากพึงพอใจ ก็สามารถใช้บริการกับเราได้
  
• มีเจ้าหน้าที่ฝ่ายตรวจสอบคุณภาพงานแปล และจัดเอกสารตามแบบฟอร์มหนังสือราชการ หรือตามต้นฉบับก่อนส่งงานทุกชิ้น ลูกค้าสามารถนำเอกสารแปลไปยื่นกับหน่วยงานราชการได้เลยโดยที่ไม่ต้องเสียเวลาจัดเอกสารใหม่
  
• มีเจ้าหน้าที่คอยประสานงานให้ตั้งแต่เริ่มต้นประเมินราคาจนจบงาน
  
• เรามีนโยบายรักษาความลับของลูกค้า จะไม่มีการเปิดเผยหรือเผยแพร่ข้อมูลของลูกค้าอย่างแน่นอน
• สามารถส่งแก้ไขงานภายใต้ต้นฉบับเดิมได้ฟรี ไม่จำกัดจำนวนครั้ง ภายในระยะเวลา 6 เดือน
  
• สามารถสั่งแปลได้ทุกวัน ไม่เว้นวันหยุด ตั้งแต่เวลา 08.30-17.00 น.
  

ติดต่อเรา

หากลูกค้าสนใจใช้บริการแปลเอกสารราชการ หรือต้องการสอบถามรายละเอียดเกี่ยวกับบริการ สามารถติดต่อได้ตามช่องทางที่ท่านสะดวก ดังนี้

• Live Chat: มุมขวาล่างของหน้าจอ
• Email: [email protected]
  
• Line ID: @pawano
  
• Tel: 09 3397 4214
  
• จะมีเจ้าหน้าที่คอยให้บริการทุกวัน เวลา 08.30-17.00 น.

หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์สำหรับผู้ที่กำลังสงสัยว่า เอกสารราชการคืออะไร เอกสารราชการมีกี่ประเภท และทำไมจะต้องแปลเอกสารราชการเหล่านี้ด้วย หากทุกท่านเห็นถึงความสำคัญของการแปลเอกสารราชการและสนใจใช้บริการแปลก็สามารถติดต่อเราเข้ามาได้เลยนะคะ มั่นใจได้เลยว่าเอกสารทุกชิ้นจะได้รับการแปลโดยนักแปลมืออาชีพที่มีความเชี่ยวชาญด้านการแปลเอกสารราชการโดยตรง นอกจากนี้เรายังจัดแบบฟอร์มหนังสือราชการ หรือเอกสารตามต้นฉบับ พร้อมประทับตรารับรอง สามารถนำเอกสารแปลยื่นรับรองกงสุลได้เลย

ขอขอบคุณข้อมูลจาก: 
กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ
งานธุรการและสารบรรณ องค์การบริหารส่วนตำบลนาพึ่ง
สำนักงานศึกษาธิการจังหวัดปัตตานี