7. จดหมายราชการ [ 公务信 gōngwù xìn (กง วู่ ซิ่น) ]
มีลักษณะเหมือนกับจดหมาย แต่เป็นจดหมายที่เขียนถึงคน หรือสถานที่ทำการต่างๆ หรือจะเรียกง่ายๆว่าเขียนถึงคนแปลกหน้า เพราะไม่ใช่จดหมายที่จะเขียนได้บ่อยนัก จึงไม่มีคำทักทาย หรือคำลงท้ายมากนัก ส่วนมากจะเห็นในลักษณะการเกิดข้อผิดพลาดในการส่งสินค้า ซึ่งทำให้เราต้องยื่นหนังสือเพื่อขอให้อีกฝ่ายตรวจสอบ หรือขอให้ส่งสินค้าให้เร็วขึ้น อีกกรณีหนึ่งการเขียนจดหมายเพื่อขอเลื่อน หรือแจ้งว่าไม่สามารถเข้าร่วมงาน หรืออื่นๆที่ได้สมัครไปแล้วได้
ผู้เขียนจะขอยกตัวอย่างกรณีของการที่เราส่งพัสดุไปให้เพื่อนที่อยู่ต่างแดน แต่เพื่อนยังไม่ได้รับพัสดุนั้น ผู้ส่งอย่างเราจึงต้องส่งจดหมายไปเพื่อให้ไปรษณีย์ตรวจสอบให้ (แต่ทุกวันนี้โทรแค่กริ๊งเดียวก็คงจะเรียบร้อยแล้ว 555 ) แต่ก่อนอื่นเราไปดูสิ่งที่ต้องเขียนลงไปในจดหมายราชการนี้ว่ามีอะไรบ้าง